Vom prezenta mai jos un studiu de caz real — cu problemele concrete, soluțiile implementate și rezultatele măsurate — dintr-o colaborare cu o firmă de logistică din Moldova. Datele companiei sunt anonimizate la cererea clientului.
Contextul firmei
Firma de logistică gestiona 15 curse zilnice, 8 șoferi, 3 depozite și 45 de clienți activi. Activitatea operațională era coordonată prin telefon și WhatsApp, iar raportarea se făcea manual în Excel de către un operator administrativ care petrecea 3-4 ore pe zi organizând datele primite.
Problemele identificate la audit
| Problemă | Impact măsurat |
|---|---|
| Raportul zilnic de curse se genera manual din 3 surse | 3 ore/zi operator, date cu 4-6 ore întârziere |
| Costul per cursă nu se calcula în timp real | Facturarea lunară dura 2 zile, cu erori frecvente |
| Performanța șoferilor nu era urmărită sistematic | Devierile de traseu și consumul excesiv nu se detectau |
| Stocul din depozite nu era sincronizat între locații | Pierderi de timp la căutarea mărfii în depozit greșit |
| Raportul lunar pentru management dura 2 zile | Deciziile operaționale se luau cu date de 30+ zile vechime |
Soluțiile implementate de Excel Group
1. Dashboard operațional zilnic
Am construit un fișier Excel pe SharePoint în care dispecerii introduc cursele zilnice (origine, destinație, șofer, ora plecare, ora sosire, km, combustibil). Power Query consolidează automat datele din cele 3 depozite. La 07:00, directorul vede raportul zilei anterioare fără intervenție umană. Timp eliminat: 2,5 ore/zi de muncă manuală.
2. Calculator de cost per cursă
Am implementat un model de cost care calculează automat, pentru fiecare cursă: combustibil (km × consum mediu × preț/litru), amortizarea vehiculului (km × cost/km), diurnele șoferului și costurile fixe alocate proporțional. Costul real per cursă apare în timp real. Facturarea lunară s-a redus de la 2 zile la 3 ore.
3. Raport performanță șoferi
Un Tabel Pivot lunar arată pentru fiecare șofer: km total, curse finalizate, consum mediu de combustibil, întârzieri față de ETA și deviații de traseu. Managerul operațional identifică acum în 10 minute cine consumă combustibil anormal și cine are cel mai mare număr de întârzieri — date care anterior nu existau.
Rezultatele după 3 luni de implementare
| Metric | Înainte | După | Îmbunătățire |
|---|---|---|---|
| Timp generare raport zilnic | 3 ore | 0 ore (automat) | -100% |
| Timp facturare lunară | 2 zile | 3 ore | -81% |
| Vechimea datelor în rapoarte | 4-6 ore | 15 minute | -96% |
| Timp total raportat economisit/lună | — | 52 de ore | — |
| Erori de facturare | 3-5/lună | 0 | -100% |
Lecția principală din acest proiect
Cel mai mare câștig nu a fost tehnic — a fost schimbarea de perspectivă. Directorul a trecut de la „nu avem timp să facem rapoarte” la „avem date în timp real și putem lua decizii mai bune”. Investiția în soluție: 3 zile de consultanță Excel Group. Payback: sub 2 săptămâni raportat la costul orar al angajaților.
Dacă recunoști situații similare în firma ta, contactează-ne pentru un audit gratuit de 30 de minute.
Articol scris de Pisău Daniel — Excel Group
